Personalehåndbog – et godt værktøj til din arbejdsplads
Af Svinerådgiver og HR-konsulent Merete Lehmann Andersen, LandboNord.
Alle arbejdspladser har et sæt uskrevne regler, som det nogen gange kan være svært for både arbejdsgivere og ansatte at holde styr på. Det er selvfølgelig umuligt at sætte faste retningslinier op for alt hvad man møder af spørgsmål som arbejdsgiver, med det letter ens hverdag hvis de mest nødvendige ting er skrevet ned. Det er det der gør en personalehåndbog til et godt værktøj. Den beskriver hvilke forventninger og krav en virksomhed har til sine medarbejdere, og også hvilke rettigheder medarbejderne har.
Når I skal lave en personalehåndbog for første gang er det vigtigt at den ikke bliver for uoverskuelig, og derfor skal man vælge de områder ud der oftest giver anledning til spørgsmål. En personalehåndbog kan indeholde regler for hvad der gives frihed til i arbejdstiden hos jer, og der kan også med fordel skrives noget om jeres personalepolitik for mere komplekse områder. Det kan til tider være svært for medarbejdere at holde styr på hvad der er i orden, fordi der ofte er stor forskel på hvilke ting der accepteres på den enkelte arbejdsplads.
Hvad gives der fri til?
Der er områder som der gives fri til i arbejdstiden og andre ting der skal ordnes i fritiden. Det kan f.eks være ting som lægebesøg, tandlægebesøg, kiropraktor, begravelse mv. Dette er alle simple afgrænsede områder hvor I nemt kan skrive jeres regler ned. På den måde vil der gælde samme regler for alle medarbejdere, og det vil give færre konflikter på arbejdspladsen. Hvis medarbejdere oplever at nogle af dem må tage til tandlæge i arbejdstiden, og andre på arbejdspladsen ikke må, kan der hurtigt opstå gnidninger.
Derudover er der hele området omkring sygdom, hvor det kan være givtigt at alle ved hvad du forventer som arbejdsgiver. Hvis medarbejderen er syg er det godt at få noteret at du forventer at de ringer inden kl. 7, eller at de ringer inden kl. 15 og oplyser om de kommer på arbejde næste dag.
I forbindelse med afholdelse af ferie kan du f.eks notere om du forventer at sommerferien afholdes inden august måned, og at medarbejderne skal skiftes til at holde ferie i industriferien. Det kan også noteres hvordan du forventer at ferien fordeles mellem de forskellige helligdage. Har I fri hos jer kr. himmelfartsdag, grundlovsdag eller 1. maj. Hvis disse ting noteres er der i hvert fald ikke noget at være i tvivl om.
Personalepolitikker
Skal enhver arbejdsplads have en personalepolitik ? Nej, ikke nødvendigvis, men det kan være nyttigt i visse situationer. Når der kommer en ny medarbejder vil det være godt at kunne introducere dem til jeres regler på nogle områder, så de ikke starter med at blive forlegne fordi de ubevidst overtræder nogle af jeres uskrevne regler.
I kan notere hvad jeres politikker er for f.eks mobiltelefoner, rygning, alkohol, smittebeskyttelse, gæster i stalden, brug af computer osv.
Hvordan kommer du i gang?
Når du skal i gang med at lave en personalehåndbog, er det vigtigt at du får skrevet de ting ned der er vigtigst for dig og arbejdspladsen. Det vil være en god idé at starte med nogle få områder, og så udbygge håndbogen efterhånden. Nogle af punkterne vil ikke være til debat, men på andre områder vil det være en god idé at tage medarbejderne med på råd, fordi det oftest er nemmere at overholde nogle regler man selv har haft indflydelse på. På svinerådgivningen hjælper vi selvfølgelig gerne med at lave et udkast, som passer til netop din besætning. For at give dig en idé om hvordan en personalehåndbog kan se ud, har vi lavet et eksempel i figuren.
Personalehåndbog for Smørgården
Sygdom:
Ved sygdom skal der gives besked inden arbejdstidens begyndelse. Der skal gives besked hver dag om man forventer at komme på arbejde dagen efter.
Arbejdstid:
Den daglige arbejdstid er 7.00-15.30. Der holdes pauser fra 9.00-9.30, 12.00-12.30, 15.00-15.30. Formiddags og middagspausen betales af medarbejderen, mens eftermiddagspausen betales af arbejdsgiveren. Det forventes at alle medarbejdere møder op til pauserne præcist med mindre andet er aftalt.
Fravær:
Der gives fri til tandlæge – og lægebesøg i arbejdstiden. Besøg hos fysioterapeut, kiropraktor mm, skal der bruges afspadsering til.
Ferie:
Afholdelse af ferie planlægges hver år inden 1. maj. Der kan højst holdes 2 sammenhængende uger, og der kan ikke holdes ferie i april, august og september. Afholdelse af ferie i industriferien, efterårs- og vinterferie går på skift. Man kan derfor ikke påregne at have fri hvert år f.eks i efterårsferien.
Grundlovsdag og 1.maj:
Almindelige arbejdsdage.
Weekendarbejde:
Der er weekendarbejde hver 3. weekend.
Arbejdstøj:
Der stilles arbejdstøj til rådighed til staldarbejdet. Medarbejderne skal selv sørge for vask af tøjet i vaskemaskinen i forrummet.
Gæster i stalden:
Der må kun medtages gæster i stalden hvis ejer har givet tilladelse til det. Karantænetiden er 24 timer.
Rygning:
Vi accepterer ikke rygning i stalden. Rygning er tilladt i frokoststuen, når alle er færdige med at spise.
Alkohol:
Der må ikke indtages alkohol i arbejdstiden.
Mobiltelefoner:
Private telefonsamtaler skal foregå i pauserne. Korte beskeder er naturligvis ok.
Computer:
Det forventes at computeren kun bruges til faglige opgaver. Medarbejderne kan dog i begrænset omfang bruge computeren til private formål udenfor arbejdstiden. Det er ikke tilladt at bruge computeren til ulødigt brug.
LandboNord - Erhvervsparken 1 - 9700 Brønderslev - Tlf: 96242424 - Email: