Hjemmesiden anvender Cookies. Cookies er vigtige for at sikre at hjemmesiden fungerer. Vi bruger også cookies for at indsamle statistik, som løbende er med til at forbedre brugeroplevelsen. Du accepterer vores anvendelse af cookies ved at klikke videre på hjemmesiden. Læs mere om cookies.

Ok

Nyt om LN Summax

Det næsten papirløse kontor 08-01-2015

Det næsten papirløse kontor

Summax: I knap et år har mælkeproducenterne Jens og Johannes Frøstrup arkiveret deres regninger elektronisk, så de hurtigere og nemmere kan få et overblik over udgifterne - helt uden brug af papir. På trods af en sund portion skepsis fra starten, så er de ikke i tvivl om fordelene ved at benytte Summax-løsningen.


-    Du kan prøve at tage den regning fra Manna Traktor- og Maskinforretning, siger Jens Frøstrup til sin bror Johannes Frøstrup, som netop har åbnet computerens mail-program.


Vi sidder ved computeren på kontoret på Havgård – et landbrug med 30 køer på græs mellem Saltum og Ingstrup. Her har Jens og Johannes produceret mælk siden 1982. Dengang helt uden brug af computer. Den kom først til i 2004, hvor de købte en brugt computer til billig penge, som Jens beskriver det. Til at starte med kun til at lege med, men som årene gik, blev det en større og større del af dagligdagen på bedriften. Og sidste år tog brødrene endnu et skridt, da LandboNord præsenterede dem for det nye system Summax til elektronisk arkivering af regninger.


-    I første omgang tænkte jeg: Åh nej, fordi det var noget nyt og ukendt, men siden vi kom i gang, så går det fint, siger Jens.
Johannes nikker, mens han åbner beskeden fra maskinforretningen. I mailen er der vedhæftet et dokument. Det er regningen. Med et snuptag med musen fører Johannes regningen fra mailprogrammet og over i Summax. 


-    Vi havde mod på det. Vi tænkte, at bliver det fremtiden, så kan vi lige så godt prøve det først som sidst, siger Johannes, mens han peger på skærmen. 


Den viser, at regningen nu er blevet arkiveret i systemet på under tre sekunder. Her ligger den så sammen med bedriftens andre regninger. Nu kan den, eller en af de andre regninger, nemt hentes frem igen, hvis man ønsker det. Helt uden brug af papir.
Metoden hedder e-Arkiv og sammen med e-Faktura er det en del af Summax. Brødrene har valgt at benytte sig af e-Arkiv-delen, som i sagens natur består af elektroniske dokumenter. Men det er absolut ingen hindring, når der lejlighedsvis dukker et dokument i papirudgave op.


Jens og Johannes Frøstrup går i gang med at scanne en afregning fra Arla, som de har fået fra mælkebilen, da den var forbi. Det varer ikke længe før dokumentet ligger i systemet. Elektronisk – helt uden papir. Næsten. For oppe på reolen i kontoret står der en række hvide ringbind.


-    Vi printer stadig vores regninger ud. Så længe vi ikke selv er mere driftssikre, end vi er, så fungerer det som en ekstra sikkerhed, siger Jens Frøstrup med et smil.


Derfor har de heller ikke tilmeldt sig e-faktura endnu. Hverken Johannes eller Jens har smartphones eller Ipads, men de er ikke helt afvisende.


-    Der går noget tid endnu, førend vi kommer til at sidde ude på traktoren og betale vores regninger. Vi ved ikke hvad fremtiden kommer til at bringe, men vi er opsatte på at få det til at fungere. Man bliver optaget af arbejdet med bilagene på en anden måde, end man gjorde før, siger Johannes Frøstrup, mens han slukker for computeren.

Med Summax går man ikke fra ringbind til en online løsning på en dag. Det kræver forandringsvillighed og en ekstra arbejdsindsats. Til gengæld vil gevinsten også komme i form af et større overblik, øget adgang til informationer og mere effektive arbejdsgange. Få mere information hos LandboNords ØkonomiRådgivning på 96 24 24 24.








Kontakt